Page 21 - MÜBSE - Fenntarthatóság

Ügyvédi szoftverek - dokumentumkezelés dokumentumokból akár több verzió is
létezik párhuzamosan, holott kifejezet-
Számos olyan szoftvermegoldás létezik, ten fontos, hogy mindig a legújabb ver-
amely segít az ügyvédi munka digitalizá- zióban történjen változtatás. Az ügyvédi
lásában. Elérhetőek kész megoldások, de szoftverek használata lehetővé teszi, hogy
testre szabható szolgáltatások is a piacon. egy adott dokumentumból csak az utolsó
Minden ügyvédi szoftver alapvetően azonos verzió álljon mindenki rendelkezésére. A
filozófiával rendelkezik, de a kidolgozásá- rendszer rögzíti továbbá azt is, hogy ki,
ban, a programozásban, a megjelenésben mikor és mit módosított az anyagokon,
és extra funkciók beépítésében eltéréseket így könnyen visszaállítható egy korábbi
mutathatnak. verzió is.
Ezek az ügyvédi szoftverek olyan digitális A jogosultságok beállításával a rendszer sza-
rendszerek, amelyek jelentősen megköny- bályozhatóvá teszi, hogy egy-egy anyagon ki
nyítik az ügyvédek mindennapos munkáját, dolgozhat, így nem kell mindenkinek minden
és rugalmasan alkalmazkodnak az ügyvédek ügy anyagát látni és ismerni. Könnyen adható
munkaszokásaihoz. A szolgáltatások elér- hozzáférési jogosultság új kollégának, vagy
hetőek saját asztali számítógépre/laptopra vonható meg az ügyön dolgozóktól anélkül,
telepítve, vagy akár a felhőben, de léteznek hogy bármilyen dokumentum átadás-átvé-
mobiltelefonra optimalizált megoldások is. telre szükség lenne.
A jelentős papír és energiamegtakarítás mel- A naplózásnak köszönhetően ezen szoft-
lett a legfontosabb, hogy a normál ügyvitelre verek tehát alkalmasak a JÜB lekérdezések
szánt idő is jelentősen csökken, így elkerül- elektronikus dokumentálására is, utólag nem
hetjük a leginkább időrabló tevékenységet, a módosítható módon.
dokumentumkeresést. Pár kulcsszó megadá-
sával pillanatok alatt előkereshető bármely Határidők kezelése
ügyirat. A szoftver segítségével a keresett
dokumentumot irodán kívül vagy irodán Egyszerre általában több ügy is folyamat-
belül megoszthatjuk másokkal is, és az így ban van az ügyvédi praxisban, és mind-
felszabaduló időt értékteremtőbb munkára egyiknél fontos a határidők pontos betar-
használhatjuk fel. tása, hiszen azok elmulasztása jelentősen
Az iktató funkció segítségével minden be- befolyásolhatja az ügy kimenetelét. Az
jövő és kimenő levelet listázni lehet, a levél ügyvédi szoftverek segítségével nem csak
szignálásra kerül az érintetteknek, a hozzá az ügyben eljáró ügyvéd, hanem beállítás
kapcsolódó teendővel és határidővel. A alapján akár a teljes iroda figyelmeztetést
szoftver használatával az ügyhöz tartozó kaphat a rendszertől a közelgő határidőkre,
fedlapok, sablonok készítése egyszerűsít- így nem szükséges több naptárt manuá-
hető: a személyes adatokat automatikusan lisan kezelni, mindenki azonnal értesül a
felviszi a rendszer a kiválasztott sablonba feladatokról.
(ügyvédi meghatalmazás, adásvételi szer- A szoftverek többsége alkalmas arra is, hogy
ződés). az ügyvédi irodák időnyilvántartását kezelje,
így minden ügyhöz és ügyvédhez kapcsolódó
Információáramlás a kollégák között időpont és határidő egy helyen elérhető. Ez
lehetőséget nyújt arra, hogy az ügyfelekkel
Előfordulhat, hogy egy anyagon többen és a kollégákkal történő időpontegyeztetések
és több számítógépen is dolgoznak, így a rutin feladatokká váljanak.

21