Page 7 - MÜBSE - Digitalizáció és papírmentesség

pú számla kibocsátása, postázása és célba helyen, hanem megbízható, adatvédelmi
juttatása jelentős környezeti hatással bír, szempontból megfelelő szolgáltatók felhő
nem is beszélve a kiállítás és kézhezvétel rendszereiben is tárolni. Ilyen lehet a Mic-
között eltelt időről. Ezzel szemben az elekt- rosoft felhő megoldása, de akár a Google
ronikus számlák papírmentesek, megfe- európai szerverparkja is.
lelnek minden jogszabályi követelmény- Csak a szigorúan eredeti aláírással ellátott

nek, bármikor bárhonnan hozzáférhetőek papírokat tartsuk kinyomtatva, az ügyvédi
és pillanatok alatt eljuttathatóak az meghatalmazás, a kárigény, az egyezség
ügyfelekhez, és akár mobiltelefonról is ki- sok esetben még papír alapon készül, de
küldhetőek. Szintén gombnyomásra meg- használjuk ki az elektronikus aláírás lehe-
oldható az egyéb, áthárításra kerülő költ- tőségét, amikor csak lehetséges.
ségek rögzítése, a számlázható tételek
kiválasztása, majd a számla kiállítását kö- ÖSSZEFOGLALÁS
vetően a pénzügyi rendezés nyomon kö-
vetése. Összességében elmondható, hogy az ügy-
védi szoftverek mind a már meglévő tudást
MI AZ, AMIT NEM OLDHATUNK és az ügyviteli tapasztalatot egy helyen
MEG NYOMTATÁS NÉLKÜL?! teszik elérhetővé. Leveszik az ügyvédek
válláról a sokszor időrabló, számos hibá-
A jogszabályi megfelelés érdekében sajnos zási lehetőséget magában rejtő adminiszt-
nem hagyhatunk el minden nyomtatást, rációs terhet, és a praxis tagjai jelentős
ilyenek pl. a szigorúan eredeti aláírással időmegtakarítást érhetnek el a rendszer
ellátott dokumentumok, vagy azok, ami- működtetésével. Több fejlesztő működ-
ket eredeti példányban szükséges tárolni. tetési tapasztalata szerint egy naptári év-
Ettől függetlenül célszerű ezekről is digi- ben a szoftvert felhasználók közel egy
tális verziót készíteni és csatolni az elekt- hónapnyi munkaórát spórolnak meg
ronikus ügymenethez. Szerencsére ezen a szoftverek használatával, továbbá je-
kötelező dokumentumok száma jelen- lentős környezeti terheléstől mentesítik
tősen csökken, így a megfelelő védelem- a Földet a papíralapú ügyvitel kivezeté-
mel, elektronikus aláírással ellátott verziók sével.
ugyanúgy megfelelnek, mint a nyomtatott Ezen szoftverek telepítése és a rendszer
verziók. elindítása ma már nem igényel magasabb
szintű informatikai tudást. Az üzemelte-
ÜGYVÉDI SZOFTVEREK NÉLKÜLI tők garanciát vállalnak a teljes titoktartás-
PAPÍRMENTES MEGOLDÁSOK ra és a rendszeres frissítéseknek köszön-
hetően mindig megfelelnek a hatályos
A bíróságokkal kötelező az elektronikus jogszabályi ügyiratkezelési előírásoknak,
kapcsolattartás, így minden periratnak így ezzel további feladata nincs a felhasz-
digitalizált formában is rendelkezésre kell nálóknak.
állnia. Ezeket elektronikus formában és Ezek az ügyviteli szoftverek egyúttal se-
a visszakereshetőség érdekében célszerű gítik a papírfelhasználás, a nyomtatási
úgy rendszerezni a számítógépen, hogy költségek, valamint az iratmegsemmisítés
azok bármikor, könnyen azonosíthatóan későbbi költségeinek csökkentését, és ez-
visszakereshetőek legyenek. Fontos továb- által az iroda környezetterhelését is pozití-
bá ezen dokumentumokat nem csak egy van befolyásolják.

7