Page 45 - Könyv-Vitel 2020. február

A „felhőben” működő Számlázó program- KORREKCIÓ
mal szembeni elvárásokról szóló cikkünk
(2019.10.) folytatásaként nézzük át, hogy egy A főkönyvben szereplő tételek számának
integrált vállalatirányítási rendszer Anyag és csökkentése, és így az átláthatóság növe-
áruforgalom (egyszerűsített nevén Készlet) lése miatt a készlet forgalomról az adott
nyilvántartó moduljával kapcsolatban mik időszak főkönyvi feladása (lehetőleg) ösz-
lehetnek napjaink követelményei. Túlme- szevontan történik. Ezért biztosítani kell
nően azon, hogy a napi készletmozgáso- a Készlet analitikát tartalmazó modulban
kat rögzíthetik benne a kezelők, és ezekről olyan lekérdezéseket, amelyek a főkönyvi
az adott mozgás nemeknek megfelelő bi- számonkénti, tételes nyilvántartásig nyúl-
zonylatokat nyomtathatnak, listákat kérhet- nak vissza. Akármilyen zárt is egy rendszer,
nek le stb. melyek azok a speciális pontok, egy felelős számviteli szakember számára
funkciók, amelyek, szükségesek és segíthe- jelentősen növeli a biztonságérzetet, ha sa-
tik a könyvelő munkáját. Itt is elmondható ját maga is elvégezheti bizonyos időközön-
az a jogos igény, hogy a készletben a for- ként a két modul közötti adategyeztetést.
galomrögzítésének, nyilvántartásának au- Az sem elhanyagolható kérdés ilyenkor,
tomatikusan kapcsolódnia kell az adatokat hogy ha egy utólagos módosítással, ér-
fogadó könyveléshez. Hiszen a munkafolya- vénytelenítéssel olyan bizonylat képződik,
matok gépesítése azért van, hogy elősegítse ami a főkönyv felé már feladott időszakot
és hatékonyabbá tegye a gazdasági szerve- érint, akkor azt hogyan kezeli a rendszer.
zetek ügyviteli munkáját. Megoldás lehet egy ilyen helyzetre, hogy
ún. korrekciós tételek képződnek az eredeti
KÉSZLET ÉS FŐKÖNYV KAPCSOLATA bizonylathoz kapcsolódóan (de nem önálló
bizonylatként). Ezeket a tételeket listázni le-
A Számlázó programhoz hasonlatosan het és ugyanúgy feladhatóak a főkönyvbe
a Készletforgalom rögzítésekor is automa- az analitikából, mint az alapbizonylatok. Így
tikusan kell képződnie az egyes bizonyla- lehet a két terület (főkönyv és készlet anali-
toknál minden tételsorhoz a kontírozásnak tika) közötti egyezőséget biztosítani.
a pontos főkönyvi nyilvántartás megalapo-
zásaként. A programmal való induláskor KÉSZLET ÉS SZÁMLÁZÁS KAPCSOLATA
a számviteli szakember segítségével egy-
szer kell kialakítani a gazdasági események A készletnyilvántartásból a csökkenések
törzset, és a termékcsoportokhoz tartozó jelentős része a termékek értékesítéshez
főkönyvi számokat. (Egy induló vállalko- kapcsolódik, annak pedig egyenes követ-
zásnál ekkor van nélkülözhetetlen szerepe kezménye lesz egy – egy szállítólevél elké-
az ügyvitel kialakításában.) A mindenna- szülte után azok számlázása is. Az ügyfe-
pos munkavégzés során sem az ügyfelek- lek munkáját ezen a ponton is jelentősen
nek, sem a könyvelőknek nincs ezzel továb- csökkenthetik a beépített automatizmu-
bi teendőjük. A program szépen „magától” sok. Egy integrált vállalatirányítási rendszer
kontíroz. A Főkönyvi feladásnak rugalmas- esetén elvárható a programtól, hogy a két
nak kell lennie, hogy akár a napi forgalmat, terület összehangoltságának érdekében
akár tágabb időszakot átfogó adatokat is a termékek, partnerek, gazdasági esemé-
lehetősége legyen az adott terület felelősé- nyek közös törzsből dolgozzanak az egyes
nek gyorsan, egyszerűen átvennie a Kész- modulok esetén. Amennyiben lehetőséget
let modulból. ad a program arra, hogy egy készletcsökke-

45