Page 46 - Könyv-Vitel 2020. február

nést és a hozzá tartozó számlázást azonos Az egyik lehetőség, hogy átmásolja az ügy-
kóddal jelöljük, könnyen automatikussá fél egyik évről a másikra, amennyiben nem
lehet tenni a két modul közötti bizonylat- történt semmi változás, vagy a kézi felvi-
képzést. Ezzel elérhetővé válik, hogy akár tel mellett dönt, ha esetleg olyan mértékű
egy kiállított számlából készítsünk szállító- a változás, hogy ez az út jelenti a kisebb /
levelet, vagy éppen fordítva a szállítólevél- kevesebb munkát. A Készletek év végi zá-
ből képződjön meg a számla. Ez az ügyvi- rásához szükséges, hogy olyan listák állja-
teli folyamatot mindenképpen lerövidíti, nak a kezelők rendelkezésére, amelyeken
illetve könnyebben visszakereshetővé teszi egyértelműen kimutatható a készletek nyi-
az egyes ügyleteket. A kevesebb adminiszt- tó állománya, az évközi készletváltozások
rációval több időt takaríthat meg mindenki. és a záró készletek állománya értékben és
mennyiségben. Az analitika és főkönyv ösz-
CIKKÉRTÉK SZÁMÍTÁS KORREKCIÓ szevetésének alapvető feltétele, hogy ezek
a listák tételszintig lebontva, de összesítve
Az egyes termékek tizedesre végződő nyil- is mutassák a nyilvántartásukra használt
vántartási árai eredményezhetik azt, hogy főkönyvi számokat is. Fontos, hogy a kész-
kerekítésből adódóan értékkülönbözetet letben automatikusan megképződő nyitó
kell elszámolni az időszakok végén. Erre cél- bizonylatok nem kontírozódhatnak, hiszen
szerű, ha van valamilyen programrész, ami a főkönyvben külön működik egy éves zá-
„végig nézi” a könyvelők helyett az egyes rás – nyitás, ami kiterjed a készleteket nyil-
nyilvántartott termékeket és elvégzi a kor- vántartó számlák nyitására is.
rekciót. Ebben az esetben egy új bizony-
lat generálódik, kontírozással ellátva, amit RENDELÉS NYILVÁNTARTÁS
az adott időszak végén fel lehet adni akár
önállóan, akár a szokott forgalmi feladás Egy értékesítéssel foglalkozó gazdasá-
részeként a Főkönyv felé. gi szervezet számára elengedhetetlen,
hogy mind a vevő, mind a szállító rende-
ÉVES ZÁRÁS - NYITÁSHOZ léseit egy,az ügyviteli folyamatokat lefe-
KAPCSOLÓDÓ FUNKCIÓK dő rendszerben rögzíteni tudja. Az érté-
kesítés folyamata több szakaszból áll, és
Az éves forgalom rögzítése után megtör- az érdeklődésre adott árajánlattól indul.
ténik az időszak zárása és az új év nyitása. A folyamat megszervezése, lebonyolítása,
Nyitás alatt egyrészt a törzsadatok követ- felügyelete összetett feladat, amelyet egy
kező évre történő „átvitelét”, másrészt hasznos nyilvántartó program segítségével
a nyitó forgalmak létrehozását, megnyitá- eredményesen lehet véghezvinni. Alapve-
sát értjük. Az integrált rendszerben a tör- tő elvárás lehet ilyenkor, hogy minden ál-
zsállományok lehetnek évfüggőek vagy év talános adata az ajánlatnak (mint például,
függetlenek. Az év független törzsekkel sok partner, ajánlati / eladási árak, termékek,
teendője nincs a kezelőnek, azt egyszerű- stb.) a készletnyilvántartás és a számlázás
en meg fogja találni minden évben nyitás modulok törzsállományára épüljön. Ezeket
után (pl.: partnertörzs, terméktörzs). Az év- a törzsadatokat könnyen el lehessen érni
függő törzsek (mint például a számlatü- az adott modulon belül is, és bármilyen
kör, gazdasági események, sorszámozók) módosítást elég legyen csak egyetlen he-
működését úgy célszerű kialakítani, hogy lyen elvégezni.
azt az ügyfelek rugalmasan kezelhessék.

46