Page 43 - Könyv-Vitel 2020. május

ügy modulhoz is egységes szabályok sze- Számlánál a Szerződés,Ügynök szám, vagy
rint használható. Természetesen az ada- a Pénzügyben a Pénz forrásának kódja, stb.
tok köre minden modulnál más és más. A Gyűjtőkódokat a feldolgozás beindítása-
Ezzel lehet olyan eseti kérdéseket megvá- kor, vagy később, szükséges az un. Definí-
laszolni, hogy egy konkrét projekt mekko- ciós adatbevitellel meghatározni. Meg kell
ra költséget jelentett, és milyen bevételt adni melyik – Főkönyv, Bér, Számla, stb.
eredményezett (projektenkénti eredmé- – adatokhoz rendelünk kódot, továbbá
nyek kimutatása), de olyan ellenőrzés is meghatározhatók a kód jellemzői – betű
lehet, hogy a kötelező gyűjtőkódok sze- vagy szám, hossz, stb. – és még az is,
repelnek-e minden tételben – és ha nem, hogy kötelező vagy eseti az előfordulás.
melyek azok a tételek, ahol ezeket pótol- Az egyes kódokhoz meg lehet adni, éves
ni kell. Sok esetben van szükség speciális vagy tartós törzsállományt, amelyben kód-
statisztika, kimutatás készítésére a tulaj- számmal, névvel azonosítható a kódjegy-
donosi kör, a fenntartó részére. Bármilyen zék segíti az adatok bevitelének ellenőr-
feltételrendszert határoznak meg ezek zését, kiíratáskor a szöveges név alapján
elkészítésére, a rendelkezésre álló eszköz az értelmezést. Hogy hány féle kód adható
segítségével el lehet készíteni akár listás ki- meg? Nincs korlát, de tapasztalat szerint
mutatás, akár táblázatos, Excel, vagy grafi- 5 – 6 darab kód használatánál már egyre
konos megjelenítéssel. nagyobb munka a bevitel, ellenőrzés, átte-
Az Általános listázó lehetőség a „Gyűjtő- kinthetőség.
kód (vagy régebbi nevén a Kontrolling) mo- Fontos jellemző, hogy az analitikába be-
dulban” található. Ennek az az oka, hogy vitt Gyűjtőkódok, a főkönyvi feladáskor
az alábbi Gyűjtőkódok megjelenítése, ki- automatikusan bekerülnek a Főkönyvi-,
íratása elsősorban az Általános listázóval Pénzügyi adatokba. De lehetséges olyan
lehetséges. megoldás is, hogy a Főkönyvi feladáskor,
Mi is a Gyűjtőkód modul? Az ügyfél vagy adatbevitelkor viszik be a kódokat. A köny-
egyes szervezeti egységeinek működése velő szolgáltató, többnyire a könyveléskor
gyakran, – bizonya nagyságrend felett min- viszi be a kódokat. Kialakíthatók olyan fel-
dig, - felvet olyan szempontokat, amelyek tételek is az előzetes igényfelmérés alap-
általános igényű ügyviteli program nem ján, hogy mely számlaosztályhoz (5, 9, stb.,
tartalmaz, az igény szerteágazó volta mi- sőt akár egyes számlákhoz) kötelező vagy
att nem tartalmazhat. Például: Munkaszá- csak lehetséges, stb. a kódok megadása.
mok, ki dolgozik, mit dolgozik, hol dolgozik, Olyan megoldás, olyan beállítás is lehet,
milyen munkafolyamatot végez, milyen hogy az analitikában nem vagy csak rész-
típusú az árbevétel, mi a költség felmerü- legesen visznek be kódokat, a főkönyvi
lés oka, stb. Olyan konkrét, szervezetre jel- feladáskor viszont a program kikényszeríti
lemző szempontok lehetnek, amelyek más a kódok megadását.
szervezeteknél fel sem merülnek. A Gyűj- A Gyűjtőkódok használata a többnyire
tőkódok mind az analitikai adatokhoz, az elhanyagolt 6,7-es számlaosztály lehe-
mind a Főkönyv-, Pénzügyi adatokhoz tőségeit is helyettesíti. Mivel az 5-ös szám-
hozzárendelhető kódszámok, amelyek lákhoz megadható kódok a korábbi 6,7-
az illető könyvelési adatok rögzítésével es számlák ismérvei is lehetnek. És mivel
egy időben rögzíthetők és tárolhatók. bármely számlához megadhatók a kódok,
Gyűjtőkód lehet például a Bér modulban a számlatükör tetszőleges mértékű továb-
a Munkaszám vagy a Költséghely szám, bi bontását is lehetővé teszik anélkül, hogy

43